Описание на Дейност 1

Наименование на дейността:

1. Управление на проекта - подготвителни и стартови дейности, планиране на управлението и изпълнението на  дейностите, мониторинг, контрол и отчитане.

Цел на дейността:

Ефективно управление на проекта чрез прилагане на добри практики. Организация и управление на предварителната  подготовка и началото на проектните дейности;   планиране на  управлението и общата координация на изпълнение на дейностите; създаване и прилагане на система за мониторинг, контрол, техническо и финансово отчитане.

Описание и обосновка на дейността:

Управлението на проекта ще се осъществява от сформирания екип за организация и управление - Оперативното бюро (7):

- Ръководител на проекта/ Декан на ЕФ;

- Декан на ФЕТТ;

- Декан на ФА;

- Декан на СФ;

- Ключов експерт по електронно обучение;

- Ключов експерт по технологии и стандарти за електронно обучение;

- Отговорник по учебната работа в Студентския съвет.

Мащабността на проекта и многообразието от дейности, в които ще бъдат ангажирани голям брой експерти - представители на академични преподаватели, административен и технически състав, както и голямата целева група – студентите в професионални направления Електротехника, електроника, автоматика и Администрация и управление, определят необходимостта от създаване и на допълнителна структура:

Съвет за координация на изпълнението(18)

- Членовете на Оперативното бюро (7)

- Експерт - Аминистративно осигуряване на проекта.

- Експерт – счетоводител.

- Факултетни координатори на дейности по проектиране и създаване на електронни курсове и модули по специалности (4).

- Факултетни координатори на дейностите по електронни форми за дистанционно обучение на студентите по специалности (4).

- Координатор на дейности, осигуряващи информираност и публичност(1).

Съветът за координация на изпълнението ще функционира на принципа на партньорството и постоянна комуникация с екипа за организация и управление на проекта - Оперативното бюро и ще го подпомага в реализацията на дейностите и конкретните мерки в рамките на приетия времеви график. Предвижда се регулярно провеждане на съвместни заседания на членовете на Оперативното бюро и на Съвета за координация за отчитане изпълнението на дейностите, реализацията на заложените цели и индикатори.  Съветът ще прави предложения за подобряване на качеството и ефективността на изпълнение на проектните дейности и ще подпомага реализацията на основните дейности. Екипът на Оперативното бюро и Съвета за координация ще работят при спазване на принципите за добро управление, определени в ОП „Развитие на човешките ресурси”, ясно дефиниране на ролите и отговорностите между техните членове и при пълна прозрачност на процеса на вземане на решения и контрол за тяхното реализиране.

Дейностите по реализацията на проекта ще бъдат изпълнявани от два типа експерти – ключови (КЕ) и експерти (Е). Това са щатни служители на ТУ-София или краткосрочно контрактувани (външни експерти) в зависимост от спецификата на конкретната дейност.

Ключовите експерти изпълняват две роли:

Висококвалифицирани експерти в областта на електронното обучение и дългогодишен опит, които отговарят за цялостно изпълнение на ключовите дейности в рамките на проекта - методологическото и технологичното осигуряване на електронната форма за дистанционно обучение, организация, изпълнение и отчитане, съгласно заложените индикатори. За дейността си докладват пред Ръководителя на проекта и Съвета за координация.

Висококвалифицирани академични преподаватели в съответните области на знание и придобит опит за електронни форми на дистанционно обучение, отговарящи за координацията и пряката реализация на дейностите. Осигуряват съответната методологическа и съдържателна експертиза. Координират и изпълняват задачи, свързани с разработката на нови или актуализирани учебни планове и програми, проектиране и реализция на цифрови курсове, модули, ресурси на знание, тестове и провеждане на електронни форми на дистанционно обучение. За дейността си докладват пред Съвета за координация.

Експерти (Е) -  Отговарят за изпълнение на дейностите, подпомагащи ръководителя и Оперативното бюро. Изпълняват конкретни задачи, свързани с административното осигуряване на проекта, подготовката на документи и отчетност по проекта, координират дейностите на факултетно ниво.

Поради факта, че в ТУ-София няма лицензиран одитор е предвидено провеждане на процедура по ЗОП за наемане на външен изпълнител.

Дейности:

1.1.Организация и управление на предварителната  подготовка и началото на проектните дейности:

- контрактуване на екипа за организация и управление на проекта - Оперативно бюро;

- контрактуване на екипа за координация на изпълнението на дейностите - Съвет за координация на изпълнението;

- осигуряване на офиси, компютърна и офис техника;

- провеждане на стартови кръгли маси по планирането и хода на изпълнение на проекта.

1.2. Планиране на управлението и изпълнението на дейностите:

- провеждане на работни срещи на екипа за управление и координатори на изпълнението на основни дейности;

- създаване на подробен график за изпълнение на дейностите;

- създаване на график за докладване на хода на изпълнението и резултатите на проекта пред Оперативното бюро;

- създаване на план-график за подготовка и изпълнение на процедури по ЗОП.

1.3. Мониторинг, контрол и отчитане:

- създаване на вътрешна система за оценка и критерии за постигане на резултатите, наблюдение и контрол вкл. от страна на ръководителя на проекта и координаторите по изпълнението на основата на план-графиците;

- подготовка и периодични докладвания по хода на изпълнението и резултатите в Оперативното бюро;

подготовка на месечен технически отчет, междинен и краен финансов и технически отчети в съответствие с изискванията.

1.4. Провеждане на процедура по ЗОП за лицензиран одитор

Резултати:

По дейност 1.1:

- контрактуван екип за управление: Оперативно бюро; 

- контрактуван екип на Съвет за координация на изпълнението;

- осигуреност с офиси и техника;

- проведени 2 кръгли маси с представители на заинтересованите – студенти и академичен състав.

По дейност 1.2:

- план графици за изпълнение по етапи и ключови дейности;

- график за докладване пред Оперативното бюро;

- план-график за тръжни процедури по ЗОП.

По дейност 1.3:

- перидични доклади за изпълнение пред Оперативното бюро

- месечни технически отчети, междинни  и краен финансов и технически отчет

По дейност 1.4: Контрактуван външен експерт, лицензиран одитор

Изпълнител на дейността:

Дейността се извършва главно от вътрешни експерти на Бенефициента и един външен изпълнител - лицензиран одитор.

Отговорник проф. дтн инж. Иван Ячев

Период на изпълнение, съгласно план-графика на дейностите:

25 месеца

Съответен ред в бюджета, в който са заложени разходите за дейността.

ІІІ.1, I.3.2, I.8

Експерти, които са ангажирани с изпълнението на дейността:

проф. дтн инж. Иван Ячев – ръководител на проекта;

доц. д-р инж. Емил Манолов – Декан на ФЕТТ,

проф. дтн, д-р, д.х.к., инж. Емил Николов – Декан на ФА,

проф. д-р инж. Младен Велев – Декан на СФ,

проф. дтн инж. Елена Шойкова – ключов експерт по електронно обучение;

Д-р маг. инж. Владислав Денишев - ключов експерт по технологии и стандарти за електронно обучение;

маг. инж. Ели Йотова - Представител на целевата група - отговорник по учебната работа в Студентския съвет;

Проф. дтн инж. Илиана Маринова - координатор на дейности по проектиране и създаване на електронни курсове и модули ЕФ;

Доц. д-р Ивайло Пандиев - координатор на дейности по проектиране и създаване на електронни курсове и модули ФЕТТ;

Проф. д-р инж. Снежана Йорданова - координатор на дейности по проектиране и създаване на електронни курсове и модули ФА;

Доц. д-р Огнян Андреев - координатор на дейности по проектиране и създаване на електронни курсове и модули СФ;

Доц. д-р инж. Ангел Цолов - координатор на дейности по обучение на студентите ЕФ;

Гл. ас. д-р Тодор Тодоров - координатор на дейности по обучение на студентите ФЕТТ;

Доц. д-р Александър Ищев - координатор на дейности по обучение на студентите ФА;

Доц. д-р Йорданка Ангелова - координатор на дейности по обучение на студентите СФ;

доц. д-р Иван Евгениев - експерт административно осигуряване

Цветанка Митонова - експерт счетоводител

Доц. д-р Петър Наков - Координатор на дейности, осигуряващи информираност и публичност;

Доц. д-р инж. Иван Евгениев - експерт по административно осигуряване

Лицензиран одитор - външен експерт